Blogodak - srpski blogovi na jednom mestu

Kompanija MK IT Business Solutions otvorila je svoja vrata zainteresovanim novinarima i blogeru (moja malenkost) za praktičnu demonstraciju primene SAP poslovnog rešenja. Deo prezentacije održan je u prostorijama lista Dnevnik, a deo na imanju firme Agrounija u Inđiji (deo MK Grupe).

Jedini u svetu MK IT Business Solutions su razvili i implementirali modul za poljoprivredu pod nazivom ZAGA. Modul ZAGA praktično omogućava kompletno praćenje poslovanja agrarnog sektora od njiva i silosa, preko mašinskog parka, do učinka svakog pojedinca i mašine u sistemu. Dalje, SAP rešenje omogućava kompletnu analizu prinosa, troškova proizvodnje, poređenje stvarnih i očekivaniih rezultata, planiranje resursa i troškova, kao i dalje planiranje rasta prihoda.

Da li će SAP ZAGA sistem pomoći poljoprivrednim proizvođačima u našoj zemlji da konačno dobiju podatak zašto je naš kukuruz na primer, jefitniji ili skuplji od istog u drugim zemljama, ostaje da se vidi. Ono što za sada znamo sledi:

Poslovni procesi

Ono što je istaknuto ovom prilikom, a važi odavno, jeste da je implementacija SAPa pomogla standardizaciji svih poslovnih procesa u firmi. Pre uvođenja SAPa nije postojao (ili bar ne u tolikoj meri) jedinstven i standardizovan način poslovanja. Uvođenjem najboljih poslovnih rešenja i standardizacijom poslovnih procedura otvorena je mogućnost i za sva ostala polja primene SAP rešenja. Uopšteno govoreći, ovo je uslov broj jedan za bilo kakvu ozbiljnu priču na temu “e-izacije” (copyright Miloje Sekulić ) . Bez dobro organizovanog poslovanja nema ni e-poslovanja.

Izveštavanje

Suština svakog poslovnog softvera je jednostavno i lako praćenje i analiza rezultata poslovanja kao i donošenje odluka na osnovu tih podataka. Ako izveštaji kasne, kasne i poslovne odluke. Skup sport, ako mene pitate.

Implementacijom SAP rešenja unapređen je proces izveštavanja. Kako Darko Milačić, izvršni direktor MK Grupe, kaže posle gomile ručno pravljenih Excel tabela, faksovanja ručno kreiranih izveštaja i ostalih lepota, sada imaju centralizovan sistem izveštavanja koji u svakom trenutku, sem što prikazuje istorijske podatke, omogućuje menadžmentu i strateško planiranje kroz analizu slučaja (“Šta-ako” analiza). Ovo je jako lepo i demonstrirano, kada se Darko igrao sa kursom eura i cenom pšenice i pregledom kako to utiče na ukupnu dobit preduzeća.

Implementacijom modula ZAGA sada je moguće sa jednog mesta pratiti poljoprivrednu proizvodnju na velikim površinama, ali i na različitim geografskim lokacijama.

Moduli i funkcionalnost

Razvojem modula za agrar pod nazivom ZAGA dopunjena je funkcionalnost SAP rešenja za specifične potrebe praćenje poljoprivredne proizvodnje MK Grupe. Rad ovog modula je i praktično demonstiran u firmi Agrounija koja je članica MK Grupe. Automatizacija unosa podataka pokriva sve poslovne procese: od dolaska traktora na vagu gde se automtski očitava težina i unosi (takođe automtski) u sistem, preko sipanja goriva, do praćenja isporuke semena i ostalih poslovnih procesa. Svaka poslovna promena ili aktivnost se dokumentuje i evidentira u jedinstvenu bazu podataka koja predstavlja osnov za izveštavanje u realnom vremenu.

Sem ovog specifičnog rešenja u MK Grupi se SAP koristi u punom zamahu i kroz ostale module od kojih bi izdvojio praćenje i ukrštanje podataka sa svetskih robnih i finansijskih berzi na kojima se prati kretanje cena najvažnijih ratarskih kultura i šećera, kao i kreiranje i praćenje budžeta u realnom vremenu i prilagođavanju aktuelnoj situaciji.

Celovitost rešenja

Jedinstvenim sistemom otklonjeni su mnogi problemi u poslovanju koji su bili pristuni pre uvođenja SAPa (različiti programi, zastareo hardver, problem izveštavanja,…). SAP kao integirsan i celovit sistem i primena rešenja “najbolje iz prakse” potpuno pokrivaju poslovanje MK grupe, a mogućnosti daljeg proširenja su osigurana otvaranjem MK IT Business Solutions SAP partnerske firme.

Cena?

Implementaciju SAP rešenja u ovom slučaju (ali i bilo kom drugom) ne treba posmatrati samo kao softver, već se treba fokusirati na poslovne prednosti: povratak investicije, trošak vlasništva (eng. TCO - Total Cost of Ownership) i smanjenje troškova poslovanja. Sve ukupno gorepomenuto bi trebalo da pokazuje prilično jasnu sliku o prednostima i uštedama. Skrećeno je vreme potrebno za izveštavanje (praktično se svodi na izveštavanje u realnom vremenu), investicija u SAP se isplatila već posle 2-3 godine korišćenja. Takođe, povećanjem efikasnosti poslovanja, smanjili su se i troškovi.

SAP nije rešenje samo za velika preduzeća, mada se tamo najčešće sreće. Podrška malim i srednjim preduzećima takođe je dosta jaka, ali treba napomenuti da je za naše uslove gde još uvek dominiraju mikro preduzeća ovo veliki zalogaj (za mikro preduzeća, naravno, ne za SAP ). Moja procena je da će SAP rešenja za mala i srednja preduzeća tek doći do izražaja u narednom periodu. Teško je realno proceniti koliko je to dug period, ali poboljšanje uslova poslovanja, donošenje uredbi i olakšica, kao i približavanje načina poslovanja svetskim standardima učiniće SAP rešenja vrlo interesantnim i malim i srednjim preduzećima.

Originalni tekst je objavljen u oktobarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom CRM - kupac u centru pažnje)

Ovde prenosim samo deo teksta ostatak možete pročitati na gorepomenutoj lokaciji.

Da li je moguće napraviti poslovni softver koji će simulirati ceo proces kupovine koji se odvija u realnom životu? Moguće je, a odgovor je CRM (eng. Customer Relationship Management) softver, namenjen upravljanju najvažnijem resursu firme – kupcima.

Dok se prodaja obavljala u lokalnoj radnji, nije ni bilo problema sa izgradnjom poverenja između kupca i prodavca. Prodavac je najčešće bio neko iz susedstva, dobro smo ga poznavali i u njega smo imali poverenja. Kako je tržište raslo, prilike su se menjale i trebalo je osmisliti drugačiji pristup uspostavljanja poverenja između kupca i prodavca. S razvojem elektronske trgovine, poverenje je postalo najvažnije pitanje, jer tu ima malo ili nimalo ljudskog kontakta.

CRM je, pre svega, metodologija i strategija poslovanja okrenutog kupcu, a tek onda softverska i Internet podrška firmama za efikasno upravljanje prodajom. CRM pokriva interakciju s potencijalnim i stalnim kupcima, dobavljačima i partnerima. To je poslovna strategija u kojoj je kupac – pre nego proizvod – u središtu poslovanja. CRM zato ne treba ni posmatrati samo kao tehnologiju već kao način poslovanja okrenut ka kupcu koji obezbeđuje konkurentnu prednost.
Potreba za CRM softverom je uveliko motivisana činjenicom da je lojalnost kupaca presudno važna. Jednostavno rečeno, kupci su sve zahtevniji i pažljivo biraju firmu kojoj će ukazati svoje poverenje. Ono što se nekada smatralo odličnom uslugom sada je osnova za personalizovanu uslugu koju kupci očekuju. CRM softver je osmišljen upravo tako da pomogne organizacijama u takmičenju za efikasnije privlačenje pažnje potencijalnih kupaca, vodeći ih kroz proces zaključenja prodaje i zadržavanja u budućnosti (tzv. prodaja posle prodaje).

Ako poslovni softver ne obezbeđuje kompletnu funkcionalnost, firme se uglavnom odlučuju za nabavku dodatnih programa koji obezbeđuju dodatnu funkcionalnost. Integracija takvih različitih rešenja je uvek izazov za firmu. Ovde ću se osvrnuti na najčešće probleme u radu ovakvih rešenja a koji prouzokuju preispitivanje i promenu postojećih poslovnih informacionih sistema.

1. Problem: Računovodstvo, ljudski resursi, veleprodaja koriste različite programe. Svaki od ovih programa zahteva posebno održavanje i podršku. Različiti programi, isti proizvođač - manji problem. Različiti programi, različiti proizvođači - veći problem. Ovakvi sistemi najčešće nisu dovoljno otvoreni i samim tim se teže integrišu jedan sa drugim. Rezultat je neefikasnost, redudansa u obradi i smeštanju podataka.

Rešenje. Poslovni softver na istoj platformi. Ovakvi sistemi su otvoreniji i lakše se integrišu. Ovakva integracija umanjuje višestruki unos podataka. Kako industrija poslovnog softvera postaje sve standardizovanija po pitanju platformi i tehnologije tako će sve lakše proizvođačima, kao i korisnicima, poslovnog softvera biti da naprave rešenja koja se jednostavno i lako integrišu.

2. Problem: Ručni unos podataka u različite programe. Ovakav način rada, sem što odnosi vreme, je neefikasan i komplikovan, a može dovesti i do grešaka prilikom unosa.

Rešenje. Više modula sa potrebnim funkcijama. Poslovni softver danas uglavnom nudi veći broj modula kao i veću povezanost unutar različitih modula.

3. Problem: Održavanje različitih programa. Ovaj problem prirodno sledi iz prethodnih. Održavati različite programe (različitih ili istih, svejedno) proizvođača zahteva dosta vremena i truda, ali i znanja radi kasnijeg spajanja svih tako unesenih podataka radi dobijanja potrebnih izveštaja. Ovde na scenu stupa neki od programa za tabelarne kalkulacije (eng. spreadsheet, npr. Excel) koji doprinose još većem haosu i dodatnom dupliranju podataka.

Rešenje. Bolja integracija, kompletnije rešenje. Naravno, da je ovo rešenje, ali treba biti oprezan. Ne treba preterivati sa opcijama kao ni sa kompleksnošću samog rešenja.

4. Problem: “Najbolje iz prakse” ili ERP rešenje. Prilikom nabavke poslovnog softvera firme se često odlučuju za nabavku onog rešenja koje se pokazalo kao najbolje u određenoj oblasti. Ovaj način izbora poslovnog softvera je popularan, ali može napraviti probleme prilikom kasnije upotrebe. Ako su ovako izabrani programi previše različiti (različite platforme, tehnologija i sl.) veliki problem predstavlja integracija (povezivanje) ovakvih programa radi dobijanja određenih potrebnih izveštaja.

Rešenje. “Postoje dve struje”. Rešenja tipa “najbolje iz prakse” obezbeđuju specifična rešenja i detaljnu funkcionalnost za određenu oblast poslovanja. Svaka nova oblast zahteva novo rešenje koje se pokazalo kao najbolje. Integracija svih tih rešenja može predstavljati problem. Sa druge strane, ERP rešenja uglavnom imaju potrebne specifične module, ali sa nedovoljnom funkcionalnošću. Prednost je što je sve već integrisano. Obe ove “struje” imaju svoje prednosti i mane, a firma bi trebalo da proceni koje rešenje je bolje na osnovu sopstvenih specifičnosti. To je uvek kompromis. Ono što se dobije na detaljima izgubi se na integraciji i obrnuto.

Sledeći članak: Ukupna troškovi posedovanja (instaliranja, korišćenja, održavanja,..) softvera (eng. Total Cost of Ownership)

…ali sadržaj ostaje:)

Kratko obaveštenje svim čitaocima i posetiocima bloga.

Blog ima novi link do RSS feedova http://feeds.feedburner.com/PoslovniSoftverdotNetBlog na popularnom servisu FeedBurner. Takođe zainsteresovani čitaoci i posetioci od sada mogu čitati nove tekstove sa ovog bloga putem elektronske pošte. U donjem desnom uglu je polje za unos email adrese na koju želite da dobijate obaveštenja o novim tekstovima. Promenja je i tema (template) bloga. Dodate su neke nove opcije. Sem pomenute mogućnosti primanja obaveštenja putem email-a, od sada je moguće prijaviti blog na sajt dvanula.com, popularni agregator i social-bookmark sajt (i još mnogo toga).

Sa druge strane, otklonjeni su tehnički problemi koji su se javili posle migracije bloga na novi server. Sve pohvale za SezamHosting.

Hvala i opakoj ekipi sa DevProTalk foruma koja mi je pomogla u otklanjanju tehničkih problema.

BlogOpen opet! Pridruži se, Uključi se! Novi Sad, 10. novembar 2007.

Dosta se pisalo o predstojećem okupljanju blogera: BlogOpen, zato samo kratka vest kao podrška i mali podsetnik kako je bilo na prošlom okupljanju:

Prvi BlogOpen - slike sa Flickr-a!

Vidimo se!

Originalni tekst je objavljen u septembarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom U potrazi za odgovarajućim poslovnim rešenjem).

Ovde prenosim samo deo teksta ostatak možete pročitati na gorepomenutoj lokaciji.

U potrazi za odgovarajućim poslovnim rešenjem

Industrija poslovnog softvera se neprestano menja i razvija - ono što se danas smatra naprednim, sutra je već zastarelo. Danas je zato veliki izazov prepoznati i razlikovati potrošačku pomamu i realnost. Kako čete prepoznati poslovni softver primeren vašem načinu poslovanja?

Proizvođači softvera za kompanijsko planiranje resursa (eng. Enterprise Resource Planning, ERP) nude različite skupove modula, koji objedinjuju niz specijalizovanih funkcija. Ti moduli i funkcije treba da omoguće efikasno upravljanje, praćenje i unapređenje poslovnih procesa unutar jedne organizacije, a oni su po pravilu različiti u različitim oblastima rada. Preduzeće koje se bavi preradom mesa pred poslovni softver postavlja drugačije zahteve od firme koja prodaje računarsku opremu. Ipak, postoje poslovni procesi koji se odvijaju u svakoj organizaciji, nezavisno od područja delovanja. Takve zajedničke procese poslovni softver mora da podrži, a s druge strane, mora da bude dovoljno fleksibilan da bi se prilagodio specifičnoj grani industrije. Pošto softver u velikoj meri i definiše poslovne procese - često se poslovni procesi prilagođavaju softveru i obrnuto - vrlo je važno napraviti dobar izbor.

Do skorog čitanja,

Miodrag Ranisavljević

U prethodnom članku pisao sam o problemima koji se mogu javiti u firmama u vezi sa poslovnim procesima, kao i nekim od načina za njihovo prevazilaženje. U ovom članku ću pisati o poslovnom softveru, modulima i funkcijama unutar tih modula koji pomažu praćenju poslovnih procesa, kao i mogućim problemima koji se tu javljaju.

Svaki proizvođač poslovnog softvera nudi specifičan i različit set modula i funkcija u okviru tih modula. Ako je poslovni softver ograničen funkcionalno u okviru ponuđenih modula, korisnici su neefikasni u obavljanju svojih svakodnevnih poslova. Finansijski poslovni softver koji se nudi na našem tržištu nudi širi opseg modula kao i dublju funkcionalnost unutar tih modula. Poslovni softver se, takođe, lakše prilagođava potrebama svakog pojedinačnog korisnika bez posebnih dorada ili nadogradnji. Neki od tipičnih problema sa kojima se susreću korisnici  su navedeni u sledećim primerima.

1. Problem. Poslovni softver ne obezbeđuje sve potrebne module. Često se dešava da poslovni softver ne poseduje sve module (veleprodaja, maloprodaja, proizvodnja,…), koji su potrebni za obavljanje i praćenje svakodnevnih poslovnih procesa.

Rešenje. Softver koji “raste” sa vama. Danas se poslovni softver uglavnom reklamira kao ERP  (eng. Enterprise Resource Planning) rešenje i teži se ponudi kompletnog seta modula i pune funkcionalnosti unutar tih modula. Pored standardnih modula kao što su veleprodaja, maloprodaja, glavna knjiga i sl. teži se ponudi i nekih “nestandardnih” kao što su modul za upravljanje odnosima sa kupcima, terenska prodaja, web integracija i sl. Naravno, nikada nećete dobiti sve što vam treba, ali svakako prednost ima softver koji se lakše prilagođava potrebama korisnika.

2. Problem. Ograničena ili delimična funckionalnost unutar modula. Ranije su dobavljači i proizvođači poslovnog softvera nudili samo osnovne module (ulazni i izlazni računi, narudžbenice i sl.) sa osnovnom funkcionalnošću unutar tih modula. Ovo ograničenje umanjuje detaljnost informacija koje se mogu dobiti ili nedovoljnu pokrivnenost poslovnih procesa koji se odvijaju u firmi.

Rešenje. Veća funkcionalnost unutar svakog modula. Danas, proizvođači i dobavljači poslovnog softver teže kompletnijoj funkcionalnosti u okviru svakog modula. Na kraju ovog serijala, pokušaću da napravim listu osnovnih modula i funkcionalnosti koju bi, po mom mišljenju, kvalitetan poslovni softver trebalo da poseduje.

3. Problem. Poslovni softver teško prati promene u poslovanju.  Tržište se menja i svaka firma se neophodno prilagođava uslovima tržišta. Promene u načinu poslovanju su neophodne da bi se opstalo na tržištu. Promene mogu nastati u organizacionoj strukturi, poslovnom modelu i sl. Krut poslovni softver ne može se lako menjati tako da prati korak sa ovim promena u poslovanju.

Rešenje. Fleksibilan softver.  Tehnologija aktuelnog poslovnog softvera trebalo bi da nudi veću fleksibilnost u usvajajnju promena u poslovnom modelu sa minimalnim opterećenjem na organizaciju i zaposlene. Primer ovakvog zahteva je bila promena strukture konta pri prelasku na medjunarodni računovodstveni standard (MRS). Tekođe, jednostavna reorganizacija koja uključuje premeštanje jednog odeljenja u novi sektor postaje, uz fleksibilan softver, jednostavna drag and drop operacija, pre nego komplikovana promena kontnog plana, izveštaja i istorijskih podataka. Ono što hoću da naglasim jeste prosta činjenica da o većini operacija treba da brine softver, a ne korisnik, naročito u velikim sistemima.

4. Problem. Dodatne aplikacije za dodatnu funkcionalnost. Mnogi korisnici moraju koristiti dodatne aplikacije da bi kompletirali svoje potrebe za finasijskom funkcionalnošću. Problem sa kojim se dosta korisnika susreće je u tome što ove dodatne aplikacije najšešće nisu nikako povezane sa osnovnim poslovnim softverom koji se koristi u firmi.

Rešenje. Veća integrisanost, više modula.  Proizvođači poslovnog softver treba da prate zahteve svojih klijenata i da u skladu sa tim ponude svoje integrisano rešenje u zamenu za trenutno korišćenu dodatnu aplikaciju. Ovakva integracije povećava efikasnost smanjujući vreme za, na primer, dobijanje potrebnih izveštaja.

5. Problem. Nekompletna obuka za postojeći poslovni softver. Softver je implementiran pre par godina. Da li su ljudi koji su tada obučavani još uvek u firmi? Da li su ljudi koji su ostali u firmi i dalje na istom položaju? Sigurno ima i novih zaposlenih, kako su se oni obučavali?

Rešenje. Konstantno praćenje promena i usavršavanje. Obuka za korišćenje i održavanje poslovnog softvera trebalo bi da bude u stalnom fokusu firmi. Obuka je kritična na početku implementacije, ali i po završetku implementacije. Obuka mora da bude stalna. Na ovaj način se korisnicima omogućava napredno korišćenje poslovnog softvera, omogućava im se da prate novosti koje je porizvođač poslovnog softvera implementirao, kao i da osveže i nadograde svoje znanje od ranije. Definišite jasan plan obuke i postarajte se da se taj plan ostvari!

Sledeća tema: Celovitost rešenja (integracija)

Najinteresantnije spajanje ovog leta desiće se do kraja avgusta ove godine. Naime, popularni domaći hosting provajder eHost spojiće se sa hosting sektorom najvećeg domaćeg internet provajdera SezamPro Online.

Očekivanja su velika. Obećanja još veća. Zanimljivo će biti pratiti u narednim mesecima kako će se ceo proces odvijati. Ono što je bitno da će korisnici najviše profitirati ovom integracijom, jer prema najavama novonastali servis će biti ekskluzivno orijentisan prema potrebama korisnika. Sudeći prema insajderskim informacijama rekao bih da će ponuda biti izuzetno zanimljiva za pojedince, ali još interesantnija za firme koje već imaju saradnju sa nekim od ova dva provajdera internet usluga.

SezamPro OnLine je stari vuk na ovim našim prostorima, a eHost, iako relativno mlada firma, pokazao se kao izuzetan tržišni igrač i kao jedan od kvalitetnijih hosting provajdera.

Ono što je meni posebno interesantno je da je ovo jedno od prvih spajanja ove vrste na našem internetu, a ne sumnjam da će ih biti još.

Ovom prilikom, najavio bih i ekskluzivan intervju sa osnivačima eHosta Dariom Ristićem i Ivanom Dudašem.

U prijatnoj atmosferi hotela Intercontinental održan je skup pod nazivom Oracle Technology Day u organizaciji kompanije Oracle Srbija i Crna Gora, u saradnji sa kompanijom IBM..

Ovo je još jedan u nizu događaja ovog tipa koji Oracle Srbija i Crna gora sada već tradicionalno organizuje.

Posle uvodne reči Kloda Kolaroa (Managing Director, Oracle Serbia and Montenegro) i Miloša Đurkovića (General Manager, IBM Serbia) govorio je Gabriel Trauvitch (Senior Solution Specialist, Technology Grid Architect) o tehnologiji GRID computinga.

Na žalost, ljudi iz Vojvođanske banke nisu mogli da prisustvuju pa je Toni Apostolović ukratko predstavio Studiju slučaja Vojvođanske banke u kojoj je opisao razloge i motive prelaska na Oracle/IBM platformu kao i postignute rezultate.

Oracle/IBM studija slučaja - Vojvođanska banka

Posle pauze i osveženja govorio je fenomenalni Saša Đorđević (Principal Technology Sales Consultant, Oracle Serbia and Montenegro) o mogućnostima Grid tehnologije.

Par stvari koje bih istakao ovom prilikom su:

Ukupna udeo tržišta baza podatka koje zauzima oracle.

Oracle Vault tehnologija: omogućava pun pristup i manipulaciju podataka DB administratorima, ali bez mogućnosti uvida u podatke. Što znači da DB administratori mogu da obavljaju sve svoje dnevne poslove, ali bez uvida u korisničke podatke. Čak nadogradnja ove tehnologije omogućava da sistem obaveštava ključne korisnike o tome ko i kada je gledao podatke.

Unbreakable Linux - Oracle nudi i kompletnu podršku za Linux koji je u suštini RedHat Enterprise Linux, tako da možete dobiti kompletnu podršku za linux od strane ljudi iz kompanije Oracle.

Sav materijal sa ovog skupa može se pronaći na web lokaciji Oracle Technology Day.

Slika sa ovog događaja možete pogledati na standardnom mestu:

PicasaWeb:gastonr

U prošlom tekstu bavio sam se izveštavanjem i problemima sa kojima se sreću korisnici poslovnog softvera pri pravljenju i koriščenju izveštaja i/ili sistema za izveštavanje.

Sledeći problem sa kojim se susreću korisnici poslovnog softvera vrti se oko poslovnih procesa. Da li je poslovni softver koji koristite prilagođen poslovnim procesima ili ste poslovne procese prilagodili mogućnostima softvera? Da li su možda poslovni procesi u vašoj firmi neefikasni? Ne priznajete dokument koji nije bar tri puta potpisan, overen od najmanje dve komisije, zagubljen u podrumu na tri meseca, pronađen, pa ponovo zaturen i na kraju poslat na obradu zbog nabavke obe hemijske olovke? Zatrpani ste papirima, dokumentacija je u haosu, a inspekcija već odavno kampuje pred vratima vaše firme? U čemu može biti problem? 

1. Problem: Poslovni procesi su prilagođeni mogućnostima poslovnog softvera! Poslovni softver čini okosnicu poslovanja svake firme. Vremenom način poslovanje se prilagođava mogućnostima i ograničenjima poslovnog softvera koji se koristi. Tipičan primer su procedure u poslovanju koje se godinama koriste i napravljene su tako da se prilagode ograničenjima softvera, ali niko zapravo ne može stvarno da objasni zašto se koriste. “Tako radi program, zar ne?”

Rešenje: Prilagodite poslovni softver svojim potrebama i primenite rešenja “najbolje iz prakse”! Procesom implementacije novog poslovnog softvera, firmama se otvara mogućnost poboljšanja svojih poslovnih procesa. Standardni i preporučeni pristup u ovom slučaju je postavljanje tzv. vanilla softvera tj. softvera koji po instalaciji nije posebno prilagođen niti konfigurisan, jer se ova dva procesa, prilagođavanje i konfigurisanje, dešavaju pri samoj implementaciji. Implementacija ovakvog, vanilla softvera znači usvajanje “najboljeg iz prakse”, tj. onih rešenja koja su se kroz praktičan rad firme koja implementira softver pokazala kao dokazano i provereno rešenje. Ovo je šansa za korisnike da preispitaju sve procese koji se odvijaju u firmi i odluče koji od tih procesa su neophodni, koji se mogu izmeniti, a koji su potpuno nepotrebni i mogu se izbaciti.

2. Problem: Procesi su neefikasni. S obzirom da su poslovni procesi razvijani dugi niz godina, a naročito u nestabilnim uslovima našeg tržišta protekle decenije, postoji mogućnost da firme nisu imale vremena ili resursa da preispitaju efikasnost samih procesa. Često, postojeći procesi zahtevaju mnogo koraka, suviše “ručnog rada” ili preobimnu papirnu dokumentaciju.

Rešenje: Preispitajte svoje poslovne procese i procedure rada! Ako ste u procesu implementacije novog poslovnog softvera pruža vam se idealna prilika da preispitate trenutne poslovne procese, procenite njihov doprinos poslu, njihovu efikasnost i promenite ili eliminišete one procese koji su neefikasni ili vode ka suvišnom poslu. Usvajanje rešenja “najbolje iz prakse” ponuđenog funkcijama softvera će posledićno poboljšati efikasnost i ostalih procesa. Ovo je naročito tačno kada je u pitanju implementacija zrelih rešenja koja imaju veliki broj korisnika i stabilnu reputaciju.

3. Problem: Gomilanje papira. Računovodstveni i zakonski propisi diktiraju potrebu da se dokumenta čuvaju u štampanom obliku. Većina firmi ima ogromnu količnu papirne dokumentacije. Neka dokumenta je neophodno imati u papirnom obliku, dok je za druga to čist luksuz odnosno trošak.  

Rešenje: Sistem za upravljanje dokumentacijom (eng. skr. DMS - Document Management System)? Poslovni softver, danas uglavnom nudi mogućnost smanjivanja obima dokumentacije koja se kreira i arhivira u papirnom formatu kroz obezbeđivanje podrške nekoj vrsti DMS-a. Integracija DMS-a u intranet bi trebalo da omogući podršku za elektronsko kreiranje, razmenu i čuvanje/arhiviranje dokumenata u skladu sa internim polisama firme i zakonskim propisima.  Kod nas je usvojen zakon o elektronskom potpisu (SLUŽBENI GLASNIK: 135/04 ) i uskoro bi trebalo biti moguće iskoristiti pun potencijal ovog zakona.

4. Problem: Kolariću, paniću, sami sebe zaplićemo, da li sami sebe rasplićemo? Nabavka papira za štampač predstavlja noćnu moru? Slično je i sa spajalicama, olovkama i ostalim kancelarijskim priborom?  Više papira potrošite za razne potvrde i zahteve nego što ćete nabaviti papira za štampač? Dok vi jurite papir i hemijsku olovku da odštampate i potpišete fakturu (račun), kupac je već otišao u firmu u kojoj u štampaču ima papira, a hemijske olovke su “zlikovci” nabavili prošle nedelje? U problemu ste, ali to već i sami znate. Ubijte zmiju zahteva i odobrenja ili je, ako je ikako moguće (a jeste), svedite na razuman nivo.

Rešenje: Iskoristite mogućnosti koje vam softver pruža! Kada kreirate profakturu (predračun), kroz softver bi trebalo da postoji mogućnost definisanja procesa razrešenja te profakture. Kome se profaktura šalje na odobrenje, koji se vezani dokumenti prave uz profakturu (otpremnica, faktura), kome se šalju vezana dokumenta i kako zaposlene kojima su ta dokumenta namenjena softver obaveštava o novonastaloj promeni. Na primer, kada je otpremnica/faktura napravljena u odeljenju prodaje, da li magacioner na neki način zna za to tj. da li mu softver signalizira nekako da on zna da treba da pripremi robu za kupca?

5. Problem: Nestandardizovani poslovni procesi? Poslovni procesi se menjaju sa rastom firme, promenom načina poslovanja ili zapošljavanjem novih ljudi. Ne važe iste procedure za firmu od 4 čoveka i firmu od 5 ljudi, kao što ista pravila ne važe za firmu sa jednom i firmu sa više lokacija. Prirodna posledica stihijskog (u početnim fazama drugačije i ne može, ma šta ko pričao) širenja, rasta i razvoja firme je nastanak i usvajanje različitih ad hoc procedura, koje vremenom postaju stalne procedure. Svaka poslovnica, na primer, ima svoj jedinstveni način kako realizuje naručivanje, prodaju ili isporuku.  

Rešenje: Prilika za standard? Ako razmišljate o promeni trenutnog poslovnog softvera, unapređenju postojećeg softvera, postavite sebi pitanje: u čemu je problem? Zašto menjate softver? Da li je problem u softveru ili u procesima koji nisu standardizovani. Ako ste utvrdili u čemu je problem imate mogućnost (i svakako je iskoristite) da standardizujete poslovne procese u svim odeljenjima vaše firme. Naravno standardizacija se ne radi na silu, a ponegde i nema smisla. U gorepomenutom primeru, prodajni modul može obezbediti funkcionalnost kroz podršku elektronskog pravljenja dokumenta za nabavku kancelarijskog materijala koji se automatski šalje na adresu osobe koja odobrava nabavku, zatim se šalje upit dobavljačima kancelarijskog materijala (koji moraju postojati u vašoj bazi, naravno) i na kraju, odobren zahtev (elektronski potpisan) se konvertuje u narudžbenicu. Prostim standardizovanjem određenih poslovnih procesa i procedura rada, a uz softversku podršku, izbegavate komplikovane puteve dokumenata i što je još bitnije, uvek i u svakom trenutku svaki zaposleni zna kako se šta radi, prostim uvidom u spisak radnih procedura. Takođe, ako neko od zaposlenih ode iz firme, niste ostavljeni na cedilu jer ne znate kako se to ranije radilo.

Sledeća tema: Moduli i funkcionalnost